Tahapan penting bagi HRD dan para perintis pencari kerja adalah Rekrutmen. Ini adalah salah satu tahapan the moment of truth dalam fase kehidupan seseorang. Tentunya untuk bisa melewati fase ini yang kalian butuhkan adalah pemahaman mengenai proses dari awal hingga akhir rekrutmen.
Dalam artikel ini, sebagai perintis HRD yang sudah melaksanakan Bootcamp HRD bersama Eduwork dan mengikuti kelas-kelas HRD izinkan saya untuk berbagi pemahaman mengenai fakta-fakta terkait rekrutmen.
Setelah sebelumnya, saya mengupas tuntas jawaban mengenai 14 Pertanyaan Mengenai HRD yang praktikal untuk para pemula, perintis, hingga switcher career ke dunia profesional dan HRD.
Tentunya dengan riset mendalam, menjawab pertanyaan-pertanyaan yang merupakan keresahan banyak orang mengenai alur rekrutmen. Seperti Simon Sinek, Start With Why, kenapa sih HRD ngelakuin rekrutmen, proses lengkap A-Z dari rekrutmen, posisi-posisi yang bisa membantu dalam proses rekrutmen sampai strategi yang baik dalam rekrutmen.
 |
| 7 fakta penting tentang rekrutmen, start with why, proses lengkap rekrutmen hingga strategi rekrutmen yang baik. Para perintis HRD harus tahu. |
Seperti kata Fabrizio Romano, Here We Go! Kalo kata Tiktoker Afrika yang niruin Fabrizio Romano, There We Land!
Kenapa Sih HRD Melakukan Rekrutmen?
Tidak serta merta perusahaan dan HRD melakukan rekrutmen, Start With Why, segala sesuatu pasti ada alasannya:
- Karena HRD sudah melakukan analisis kebutuhan (need analysis) dan perusahaan menyetujui bahwa membutuhkan karyawan di posisi tertentu yang sedang kosong, entah itu karyawan sebelumnya resign, bermasalah dan tidak dapat memperbaiki kesalahannya, atau memang posisinya baru ada di perusahaan.
- Yang saya pelajari dari Bootcamp HR bersama Eduwork adalah karena HRD ingin membuat tim yang kompeten, bekerja maksimal, loyal dan bisa berkomitmen. Karena tim yang bisa diandalkan adalah aset terbaik dari perusahaan.
- Maka dari itu untuk mengisi dan membentuk tim terbaik, HRD pun melaksanakan Talent Management untuk mencari talenta terbaik untuk dapat bergabung ke dalam tim dan mencapai tujuan bersama di perusahaan.
Apa Saja Proses, Sistem dan Tahapan Rekrutmen yang HRD Kerjakan? Bagaimana Proses Rekrutmennya?
Ini akan menjadi penjelasan lengkap pengenai proses, sistem dan tahapan rekrutmen, teman-teman, selamat membaca.
1. Persiapan
Proses HRD dalam Tahap Persiapan Rekrutmen adalah menyiapkan hal-hal berikut:
- HRD menentukan kebutuhan karyawan untuk perusahaan berdasarkan need analysis dan evaluasi yang sudah dilakukan.
- HRD menentukan siapakah PIC Rekrutmen yang akan bertanggung jawab dalam proses rekrutmen.
- HRD menentukan posisi-posisi dalam divisi HRD yang akan membantu. Apakah membutuhkan bantuan Admin HRD, membutuhkan bantuan Recruiter atau bahkan membutuhkan tenaga outsourcing dari luar perusahaan.
- HRD menentukan detail deskripsi pekerjaan atau job descriptions karyawan yang akan perusahaan rekrut, seperti kualifikasinya minimum, tugas dan tanggung jawabnya, kompetensi perilaku dan kesehatan, keahlian teknis dan soft skills yang harus calon karyawan kuasai, harus detail bahkan hingga kemampuan literasi dalam Bahasa Inggris supaya pelamar jelas menerima informasinya.
- HRD juga menentukan budget rekrutmen yang diperlukan selama keseluruhan proses rekrutmen dan menentukan timeline rekrutmen supaya jelas langkah-langkah dan kegiatan yang dilakukan selama periode rekrutmen berlangsung.
2. Publikasi
Setelah persiapan, HRD melakukan Publikasi atau Sourcing untuk bisa menarik perhatian kandidat, baik secara internal maupun eksternal.
Publikasi Internal
Secara internal, HRD biasanya menarik kandidat dari rekomendasi karyawan yang sudah bekerja di perusahaan (employee referral) atau HRD sudah ada database internal sendiri sehingga tidak perlu lagi mempublikasikan posisi yang dibutuhkan secara eksternal.
Publikasi Eksternal
Kalau secara eksternal, HRD bisa melakukan promosi secara online maupun offline.
Publikasi eksternal secara online
Nah, untuk online, HRD yang menguasai teknologi akan mudah memanfaatkan teknologi dan melakukan promosi secara online, sebagai berikut:
- Melalui website perusahaan. HRD biasanya mengunggah informasi lowongan pekerjaan di website perusahaan dengan page atau halaman website berjudul Career, Job, dan HRD.
- Melalui job portal online. Job portal yang sering berseliweran di dunia maya adalah JobStreet, Glints, Dealls, KarirHub, Indeed, Karir.com, Kalibrr, Glassdoor, Tech in Asia, Klob, Atma Indonesia, Jobseeker.id, HiredToday, dan masih banyak lagi).
- Melalui sosial media. HRD akan mengunggah informasi terkait lamaran pekerjaan di Instagram, LinkedIn, Facebook, hingga TikTok. HRD juga biasanya sekalian campaign di sosial media seperti beberapa tahun lalu marak Life at Shopee atau Work at Tokopedia, di Tiktok bahkan sekarang ramai bukan cuma info lowongan kerja malahan banyak HRD merangkap jadi konten kreator sambil membagikan tips dan trik dunia kerja.
- Melalui bootcamp dan workshop online. Metodenya adalah HRD dan perusahaan akan bekerja sama dengan lembaga penyelenggara pendidikan online seperti Eduwork, RevoU, Dibimbing.id, Kelas.Work, Talentiv, dan lain-lain. Sambil mengadakan seminar atau workshop gratis, bahkan bootcamp yang lebih panjang, biasanya perusahaan akan memantau kandidat-kandidat potensial selama proses pembelajaran.
Publikasi eksternal secara offline
Kalau secara offline, HRD akan bergerilya melakukan banyak kerja sama dengan beberapa lembaga, institusi, perusahaan, universitas, event organizer bahkan sekolah dengan menyelenggarakan atau ikut dalam beberapa acara berikut:
- Job fair atau career fair, biasanya mengadakan event sendiri, bekerja sama dengan event organizer untuk memeriahkan acara, bekerja sama dengan perusahaan lain yang berkaitan, atau ikut masuk bersama acara job fair atau career fair yang diadakan oleh Kementrian Ketenagakerjaan.
- Bursa Kerja Khusus, menurut pengamatan saya karena sempat menjadi guru BK di SMK, HRD akan bekerja sama dengan SMK dengan kebutuhan karyawan dalam jumlah yang banyak. BKK di SMK akan menawarkan fasilitas dan pelayanan pendaftaran hingga penyelenggaran tes rekrutmen dalam jumlah besar di SMK.
- Seminar, workshop, atau bootcamp yang diadakan langsung secara offline bekerja sama dengan lembaga pendidikan, universitas atau perguruan tinggi.
- Acara komunitas yang berkaitan dengan bidang karyawan yang dibutuhkan.
3. Penyaringan
Setelah banyak lamaran yang masuk karena promosi yang sudah dilakukan, HRD akan melakukan Penyaringan, Filtering atau Screening berdasarkan standar-standar yang sudah ditetapkan ketika Tahap Persiapan.
Penyaringan Berkas atau Screening CV
Nah, penyaringannya tentu saja HRD mulai menilai dari berkas lamaran yang masuk, yaitu Resume atau lebih familiar dengan yang namanya CV (Curriculum Vitae).
Ketika Screening CV, ada HRD yang melakukannya manual sendiri, dengan bantuan Admin HRD, Staff HRD atau Recruiter, atau memanfaatkan teknologi ATS (Applicant Tracking System). Nah, makanya, zaman sekarang, penulisan format CV itu lebih recommended yang ATS Friendly atau mengikuti Format ATS.
Makanya miris banget, waktu saya jadi Guru BK, ada siswa yang ikut rekrutmen tapi CV-nya masih tulis tangan. Dalam hati saya, kalian mau ngelamar kerja, kan, bukan lagi dihukum? Dulu, biasanya kalau ngelanggar aturan, hukumannya disuruh nulis. Hehehe.
Lanjut, setelah Tahap Penyaringan, HRD akan memilih beberapa kandidat untuk lolos ke tahap selanjutnya. Biasanya sebelum tahap interview dan psikotes, kandidat atau calon karyawan oleh HRD akan memberikan ancang-ancang atau tugas dulu yang berhubungan dengan teknis-teknis posisi yang dibutuhkan.
4. Pemilihan
Selanjutnya Tahap Pemilihan, pada tahap ini HRD akan melakukan penilaian yang lebih mendalam kepada para calon karyawan yang lolos pada stage sebelumnya, yaitu Tahap Penyaringan.
Karena pada tahap ini sangat dalam maka ada beberapa tahap yang HRD harus lakukan:
Psychology Test atau Psikotes
Psychology Test alias Psikotes, untuk mengetahui kemampuan intelektual, kepribadian dan karakter, minat dan bakat, serta fungsi atau perilaku kandidat. Tes yang umum HRD berikan kepada kandidat biasanya adalah Tes IQ, Tes Bakat dan Tes Kepribadian Kerja.
Banyak orang salah kaprah di sini, harus belajar psikotes. Okey-lah yang Tes IQ karena terkadang ada tes berhitung dan analisisnya, tapi yang Tes Bakat atau Kepribadian, ada orang bahkan sampai latihan belajar tes tersebut. Padahal hasil psikotes tersebut pasti sesuai minat, bakat dan kepribadian kita.
Tips buat calon kandidat sebelum Psikotes, kesimpulannya hanya cukup menjaga kesehatan sebelum hari psikotes, semalam sebelumnya harus cukup tidur biar tidak mengantuk saat tes, soalnya kadang soalnya banyak, mengharuskan membaca dan teliti.
Pas mau psikotesnya juga harus makan yang cukup karena kadang durasi psikotes yang cukup lama, perut yang lapar bisa mengganggu konsentrasi kita ketika mengerjakan psikotes.
Interview atau Wawancara
Interview atau Wawancara, untuk seorang HRD dapat berkenalan, mengetahui, mengobrol dan mengevaluasi secara langsung para calon karyawan. HRD harus menyiapkan serangkaian pertanyaan dan ekspektasi jawaban sebagai gambaran standar kandidat yang akan lolos ke tahap selanjutnya.
Tes Teknis yang Berkaitan dengan Pekerjaan Kandidat
Tes Teknis, HRD akan memberikan studi kasus atau tes praktis yang berkaitan dengan keahlian teknis untuk pekerjaan di posisi tersebut nantinya. Ini juga HRD memberikannya untuk mengasah kemampuan problem solving para kandidat.
Biasanya Interview User atau Owner/Founder ada di tahapan mana?
User biasanya ikut tes mengetes kemampuan dalam tes teknis. User biasanya adalah orang-orang yang akan satu tim dengan kandidat atau ada di posisi supervisor, manajer, vice-precident bahkan CEO.
Kalau Owner/Founder kemungkinannya bisa tiga, sih, bisa ikut ngetes di dalam interview, bisa juga ikut dalam tes teknis atau bisa aja cuma ngeliatin HRD sama user melakukan interview dan tes teknis.
5. Perekrutan
Setelah HRD memilih kandidat karyawan yang cocok untuk mengisi posisi dan berkontribusi dalam tim, tibalah untuk Tahap Perekrutan atau Hiring.
HRD akan melakukan negosiasi dengan kandidat terpilih mengenai harapan kandidat tentang bekerja di perusahaan dan apakah perusahaan berkenan untuk memenuhi ekspektasi tersebut.
Nah, di sinilah jawaban orang-orang yang bertanya di Google:
Kenapa sih HRD nanyain gaji?
Karena HRD dan perusahaan sebenarnya sudah menetapkan kisaran gaji yang akan dibayarkan ke calon karyawan, HRD ingin mengetahui dan menganalisis apakah karyawan bisa menilai dirinya sendiri tentang kualitasnya dan gaji yang sebanding dengan kualitas mereka. Jika kisaran gaji yang karyawan minta ke HRD cocok, maka karyawan itulah yang akan HRD rekomendasikan untuk mengisi tim baru kepada perusahaan.
Negosiasi Melalui Offering Letter dengan Calon Karyawan
Tahap akhir dari Perekrutan dan seorang kandidat sudah mendapat restu dari HRD, biasanya HRD mengeluarkan Offering Letter atau Surat Penawaran Kerja. Nah, surat ini merupakan bukti hitam di atas putih selain penawaran secara verbal dari HRD ketika memberitahukan bahwa seorang karyawan memenuhi standar-standar dari rekrutmen yang HRD dan perusahaan inginkan.
Offering Letter atau Surat Penawaran Kerja berisi deskripsi pekerjaan yang lengkap, gaji, fasilitas dan benefit, jatah cuti, tanggal efektif mulai kerja dan tanggal jatuh tempo karyawan harus menjawab Offering Letter dari Perusahaan.
Di bagian terakhir Offering Letter biasanya terdapat bukti kesepakatan antara calon karyawan dan pihak perusahaan berupa tanda tangan sebagai konfirmasi kedua belah pihak.
HRD akan memberikan waktu 24 jam sampai seminggu untuk merespon Offering Letter tersebut. Nah di titik ini, calon karyawan bisa melakukan negosiasi jika ada kesepakatan yang kurang sreg dalam Surat Penawaran Kerja.
Makanya dianjurkan untuk segera membalas Offering Letter-nya, harus fast respon jangan jadi avoidant, ya, sehingga sama HRD tektokannya enak jadi tidak dianggap mengulur-ulur waktu dan kurang serius buat menerima kerjaannya.
6. Perkenalan
Nah, di sini HRD juga bertanggung jawab untuk membantu karyawan dalam masa awal-awal karyawan bekerja di perusahaan. Selain HRD, biasanya masa-masa perkenalan akan didampingi oleh User.
Proses perkenalannya bisa dilakukan secara formal atau informal, bisa dilakukan secara online atau offline, sesuai dengan situasi, kebijakan dan skala perusahaan.
Masa Perkenalan Lingkungan Perusahaan
Pertama-tama, HRD akan menginformasikan kepada karyawan baru untuk bisa datang atau join ke dalam acara Perkenalan atau yang sering disebut dengan Onboarding. HRD harus menginformasikan dengan jelas kepada karyawan baru mengenai jam hadirnya, pakaiannya, alat yang harus dibawa, dan lain-lain.
Dalam masa Perkenalan, HRD dan user yang terlibat akan menjelaskan banyak hal terkait budaya perusahaan, visi dan misi perusahaan, fasilitas dan benefit dari perusahaan, kebijakan perusahaan, job descriptions, perkenalan dengan karyawan lain, HRD juga akan memberikan berkas dan alat-alat untuk karyawan baru seperti seragam, buku pegangan karyawan baru (Employee Handbook), lanyard, ID Card, atau tanda pengenal dan lain-lain.
Dalam masa ini, karyawan baru sudah dihadapkan dengan situasi baru dimana harapan dan ekspektasi mereka bertemu, di sinilah titik dimana karyawan baru harus mulai beradaptasi dengan situasi dengan cepat.
Awal untuk Karyawan tetapi Akhir untuk Tim Rekrutmen
Untuk tim yang terlibat dalam rekrutmen, di dalam masa ini adalah masa akhir HRD melepaskan karyawan baru ibaratnya agar mulai bisa berenang sendiri di kolamnya. Inilah tahap akhir dalam proses rekrutmen karyawan yang HRD lakukan.
Setelah ini, HRD akan melakukan evaluasi terkait alur rekrutmen dan tujuan rekrutmennya apakah sudah tercapai dengan baik, serta melakukan evaluasi terkait kinerja karyawan yang sudah direkrut.
Skill Apa Aja yang Dibutuhkan HRD Ketika Rekrutmen?
Soft skills yang dibutuhkan HRD ketika melakukan rekrutmen adalah:
- Keahlian komunikasi yang baik dan efektif.
- Keahlian interpersonal, memiliki empati, kemampuan mendengarkan dan kecerdasan emosional yang baik.
- Keahlian negosiasi.
- Kreatif, adaptif dan memiliki keahlian pemecahan masalah yang baik.
- Kemampuan bekerja sama dan kolaborasi.
- Kemampuan leadership yang baik.
Hard skill yang dibutuhkan HRD ketika melakukan rekrutmen adalah:
- Pemahaman tentang industri dan perusahaan yang baik.
- Pemahaman tentang alur dan proses rekrutmen dari awal hingga akhir.
- Penggunaan teknologi untuk analisis data dan metrik calon kandidat, screening CV dengan teknologi ATS, portal job online, advertising social media dan lain-lain.
- Keterampilan analisis dan dapat menilai calon karyawan sesuai dengan tujuan rekrutmen dan tujuan perusahaan.
- Kemampuan mengelola waktu, organisasi, dan tugas dengan baik.
Berarti, Ada HR yang Tugasnya Pas Rekrutmen Doang?
Ada, bahkan ada perusahaan yang membuka lowongan freelance untuk hanya terlibat di dalam proses rekrutmen.
HR Recruitment
Bahkan ada HR dan posisi yang bekerja tidak terikat dan khusus beraksi pada saat proses rekrutmen yaitu HR Recruitment. Jika ingin menjadi HR Recruitment, kualifikasinya harus memiliki keahlian, pengalaman dan portofolio yang baik dalam bidang rekrutmen.
Headhunter
Ada juga yang bekerja secara independen dan biasanya hanya mencari posisi-posisi yang secara tertutup dan urgent dibutuhkan oleh perusahaan untuk segera diisi. Nama pekerjaannya adalah Headhunter.
Alasan perusahaan merekrut headhunter biasanya untuk mencari kandidat pada posisi manajerial atau eksekutif yang kualifikasinya yang ketat dan harus terampil karena mereka memiliki koneksi yang baik di bidangnya.
Apa Itu Pekerjaan Recruiter dan Talent Acquisition?
Nah, bedanya sama HR Recruitment dan Headhunter yang kadang tidak terikat dengan perusahaan yang mengadakan rekrutmen dan mereka bisa merangkap freelance.. kalau Recruiter dan Talent Acquisition adalah posisi yang memang terikat dengan perusahaan.
Karena Recquiter dan Talent Acquisition biasanya orang yang ada di dalam perusahaan yang sudah paham seluk beluk, informasi, keinginan, dan karyawan yang perusahaan butuhkan.
Recruiter
Bedanya adalah Recruiter itu ruang lingkup pekerjaannya lebih kecil karena hanya berperan pada saat perusahaan melakukan rekrutmen.
Talent Acquisition
Kalau Talent Acquisition memiliki ruang lingkup peran yang lebih luas karena perannya tidak hanya mencari, menilai dan merekrut karyawan, tetapi setelah rekrutmen tetap harus menjaga kualitas karyawan secara berkelanjutan.
Selain itu, seorang Talent Acquisition juga berperan menerapkan strategi rekrutmen dan manajemen talenta yang baik. Mereka harus dapat mempertahankan citra perusahaan sebagai tempat terbaik untuk karyawan bisa bekerja, berkembang dan berkarier atau yang familiar dengan istilah employer branding.
Bukan hanya karyawan yang berhasil mereka rekrut, tetapi juga perusahaan tempat seorang Talent Acquisition bekerja dapat menarik di mata calon karyawan yang nantinya akan bekerja di perusahaan.
Berapa Gaji HR Recruitment, Headhunter, Recruiter dan Talent Acquisition?
Sama seperti tingkatan level dalam HR yang berangkat dari gaji UMR tergantung dari kota dan perusahaan tempat bekerja. Level-levelnya mulai dari Coordinator, Specialist hingga Manajer dengan gaji mulai dari UMR sesuai lokasi kota hingga bisa sampai Rp 12,000,000 per bulan atau lebih.
Selain itu, faktor yang berpengaruh terhadap gaji HR Recruitment, Headhunter, Recruiter, dan Talent Acquisition adalah jenis industri perusahaan, skala perusahaan, tingkat pendidikan, kebijakan perusahaan, dan sertifikasi kompetensinya.
Bagaimana Strategi Rekrutmen yang Baik?
Rekrutmen yang HRD lakukan harusnya bisa memperkuat citra positif merek perusahaan di masyarakat. Jangan sampai saya pernah lihat di TikTok, ada content creator yang menceritakan perusahaan yang melakukan rekrutmen terus menerus hanya untuk gimmick marketing supaya nama perusahaan nongol terus di mata pencari kerja.
Maksudnya adalah, jika perusahaan terus menerus membuka lowongan pekerjaan maka masyarakat akan mempertanyakan turnover karyawan di perusahaan tersebut. Apakah HRD-nya melakukan program retensi karyawan di perusahaan tersebut? Apakah worth it bekerja di perusahaan tersebut? Jangan sampai jadi pedang bermata dua dan merugikan perusahaan.
Posting Komentar